Executive Assistant Thai Speaker and Write

Tujuan Pekerjaan

Kamu akan memberikan dukungan administratif dan eksekutif profesional kepada Dewan Direksi. Ini termasuk mengelola jadwal harian, mengkoordinasikan pertemuan, menyiapkan laporan pertemuan dan dokumentasi, serta mengatur perjalanan bisnis. Kamu harus punya kemampuan komunikasi yang luar biasa dan fasih dalam bahasa Inggris, Bahasa Indonesia, dan Thai untuk mendukung komunikasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal.

Tanggung Jawab Utama

1. Manajemen Kalender Eksekutif & Pertemuan

• Kelola dan koordinasikan jadwal harian dan janji temu Dewan Direksi.
• Atur pertemuan internal dan eksternal, termasuk mengkoordinasikan peserta, waktu pertemuan, lokasi, dan pengaturan pertemuan online.
• Pantau dan kelola perubahan pada jadwal eksekutif dan memastikan janji temu diprioritaskan dengan benar.
• Siapkan agenda pertemuan, dokumen pendukung, dan materi lain yang diperlukan.
• Beri pengingat dan tindak lanjut mengenai pertemuan dan janji temu mendatang.

2. Dokumentasi & Pelaporan Pertemuan

• Hadir dalam pertemuan bila diperlukan dan catat diskusi utama, keputusan, dan tindakan yang harus diambil.
• Siapkan laporan pertemuan/menit profesional dalam bahasa Inggris dan Thai.
• Bagikan laporan pertemuan dan dokumen terkait kepada peserta yang berwenang.
• Pantau tindak lanjut dari pertemuan dan koordinasikan dengan pihak terkait untuk memastikan penyelesaian tepat waktu.
• Pertahankan catatan pertemuan dan dokumen eksekutif yang terorganisir dan rahasia.

3. Perjalanan Bisnis & Pengaturan Perjalanan

• Atur perjalanan bisnis domestik dan internasional untuk Dewan Direksi dan manajemen.
• Koordinasikan pemesanan penerbangan, hotel, transportasi, jadwal pertemuan, dan persyaratan perjalanan lainnya.
• Siapkan rencana perjalanan terperinci dan pastikan semua dokumen perjalanan yang diperlukan tersedia.
• Koordinasikan pertemuan bisnis dan janji temu selama perjalanan bisnis manajemen.
• Atasi perubahan atau masalah tak terduga terkait pengaturan perjalanan bila diperlukan.

4. Komunikasi & Koordinasi Eksekutif

• Bertindak sebagai titik komunikasi antara Dewan Direksi, manajemen, karyawan, pelanggan, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya.
• Berkomunikasi secara profesional dalam bahasa Inggris, Bahasa Indonesia, dan Thai, baik secara lisan maupun tertulis.
• Bantu dengan korespondensi, email, presentasi, laporan, dan komunikasi eksekutif lainnya.
• Dukung komunikasi antara pemangku kepentingan berbahasa Indonesia dan Thailand bila diperlukan.

5. Dukungan Administratif & Rahasia

• Siapkan dan atur dokumen eksekutif, laporan, presentasi, dan korespondensi.
• Pertahankan kerahasiaan informasi perusahaan, manajemen, keuangan, pelanggan, dan informasi sensitif lainnya.
• Bantu Dewan Direksi dengan tugas administratif dan proyek khusus sesuai tugas.
• Koordinasikan dengan departemen yang berbeda untuk mendukung kebutuhan manajemen.
• Lakukan tugas lain sesuai yang ditugaskan oleh Dewan Direksi.

Kualifikasi

• Sarjana dalam Administrasi Bisnis, Manajemen, Komunikasi, Bisnis Internasional, atau bidang terkait.
• Minimal 2–3 tahun pengalaman sebagai Asisten Eksekutif, Asisten Pribadi, Sekretaris, atau posisi serupa.
• Fasih dalam bahasa Inggris, Bahasa Indonesia, dan Thai, baik lisan maupun tertulis adalah suatu keharusan.
• Kemampuan komunikasi, interpersonal, dan organisasi yang luar biasa.
• Kemampuan manajemen waktu dan multi-tasking yang kuat.
• Perhatian yang sangat baik terhadap detail dan akurasi dalam dokumentasi.
• Mahir dalam Microsoft Office / Google Workspace, termasuk Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan alat manajemen kalender.
• Mampu menangani informasi rahasia dengan profesionalisme dan diskresi.
• Fleksibel dan mampu beradaptasi dengan perubahan jadwal dan prioritas.
• Bersedia untuk bepergian bila diperlukan.
• Kehadiran eksekutif yang profesional dan kuat