Surat Peringatan (SP)

Cara Membuat Surat Peringatan (SP) Cepat dan Mudah

SuratPlus - Dalam dunia kerja, terkadang perusahaan harus menghadapi situasi di mana karyawan tidak memenuhi standar kinerja yang diharapkan atau melanggar kebijakan perusahaan. Dalam hal ini, salah satu instrumen yang biasa digunakan oleh manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah Surat Peringatan (SP).

Surat ini bertujuan untuk memberikan peringatan resmi kepada karyawan terkait perilaku atau kinerja yang tidak memadai, serta memberikan kesempatan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja tersebut. Dalam postingan ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai apa itu Surat Peringatan (SP) untuk karyawan, termasuk tujuan, jenis, contoh penulisan yang tepat, serta cara membuat Surat Peringatan (SP) secara online.

Apa Itu Surat Peringatan (SP)?

Surat Peringatan (SP) merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh manajemen perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran atau tidak memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Surat ini bertujuan untuk memberikan peringatan secara tertulis kepada karyawan terkait masalah atau pelanggaran yang telah terjadi dalam hubungan kerja.

Surat Peringatan (SP) umumnya mencakup pemberitahuan mengenai masalah atau pelanggaran yang terjadi, harapan perusahaan terhadap karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja mereka, serta konsekuensi yang akan diambil jika masalah tersebut tidak segera diatasi. Surat ini juga dapat berfungsi sebagai catatan resmi dalam file karyawan dan dapat digunakan sebagai dasar untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan, seperti pemecatan atau penghentian kerja.

Tujuan Surat Peringatan (SP)

Tujuan utama dari Surat Peringatan (SP) adalah untuk memberikan peringatan secara resmi kepada karyawan terkait masalah yang telah terjadi dalam hubungan kerja. Beberapa tujuan khusus dari penggunaan Surat Peringatan (SP) antara lain:

1. Memberikan Peringatan Resmi

Surat Peringatan (SP) digunakan untuk memberikan peringatan resmi kepada karyawan terkait perilaku atau kinerja yang tidak memadai, seperti sering terlambat, tidak mengikuti prosedur kerja, atau melanggar kebijakan perusahaan.

2. Memberikan Kesempatan untuk Perbaikan

Selain memberikan peringatan, Surat Peringatan (SP) juga memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja mereka. Dengan demikian, Surat Peringatan (SP) dapat menjadi langkah awal sebelum tindakan disiplin lebih lanjut diambil.

3. Mencatat Riwayat Karyawan

Surat Peringatan (SP) juga berfungsi sebagai catatan resmi dalam file karyawan. Hal ini berguna untuk melacak riwayat kinerja atau perilaku karyawan dalam jangka waktu tertentu dan dapat digunakan sebagai dasar untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan.

Siapa yang Berhak Mengeluarkan Surat Peringatan (SP)?

Kewenangan untuk mengeluarkan Surat Peringatan (SP) biasanya dimiliki oleh HR atau atasan langsung karyawan. Namun, hal ini harus disetujui oleh pemimpin perusahaan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perusahaan dan perjanjian kerja. Oleh karena itu, setiap perusahaan dapat memiliki aturan yang berbeda mengenai siapa yang berhak mengeluarkan SP.

Berapa Lama Masa Berlaku SP?

Masa berlaku Surat Peringatan (SP) umumnya adalah 6 bulan, namun hal ini dapat bervariasi tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Sesuai dengan Pasal 52 ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, semua jenis SP memiliki masa berlaku yang sama, yaitu 6 bulan, kecuali ada ketentuan lain dalam perjanjian kerja.

Jenis Surat Peringatan (SP) dan Fungsinya

Dalam UU Ketenagakerjaan No. 11 Tahun 2020, terdapat tiga jenis Surat Peringatan (SP) yang diberikan kepada karyawan:

Surat Peringatan Pertama (SP 1)

Diberikan kepada karyawan sebagai teguran ringan atas pelanggaran aturan perusahaan atau perjanjian kerja. SP 1 bertujuan untuk memberikan peringatan pertama kepada karyawan terkait perilaku atau tindakan yang melanggar ketentuan.

Surat Peringatan Kedua (SP 2)

Dikeluarkan jika karyawan masih melakukan pelanggaran setelah menerima SP 1. Pada tahap ini, perusahaan dapat memberikan sanksi sesuai dengan perjanjian kerja, seperti pemotongan gaji atau pembatasan akses fasilitas kantor.

Surat Peringatan Ketiga (SP 3)

Diberikan jika karyawan tetap melanggar setelah menerima SP 1 dan SP 2. SP 3 dapat menjadi tahap terakhir sebelum pemutusan hubungan kerja (PHK). Namun, perusahaan harus memberikan ketiga SP secara berurutan sebelum melakukan PHK. Jika kamu memang tidak berniat untuk bekerja lagi di tempat tersebut alangkah baiknya jika kamu membuat surat resign kerja dan keluar secara profesional daripada harus dikeluarkan secara paksa oleh pihak perusahaan, karena hal ini juga dapat membuat karier mu terlihat buruk.

Format Surat Peringatan, SP1, SP2, dan SP3

Meskipun formulir dan detail surat peringatan dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan, terdapat beberapa informasi dasar yang perlu disertakan pada format surat peringatan, baik itu SP1, SP2, dan SP3:

1. Data Identitas Karyawan

Surat peringatan harus mencantumkan informasi lengkap tentang karyawan yang bersangkutan, seperti nama lengkap, jabatan, dan divisi tempat karyawan bekerja.

2. Penjelasan Alasan

Surat peringatan harus jelas menyebutkan alasan mengapa karyawan tersebut dianggap perlu diberikan surat peringatan. Hal ini termasuk pelanggaran-pelanggaran tertentu atau perilaku yang tidak memenuhi standar perusahaan.

3. Tanda Tangan dan Nama Pembuat Surat

Surat peringatan harus ditandatangani dan ditulis oleh pihak yang berwenang, serta mencantumkan tanda materai sebagai tanda keabsahan.

Contoh Surat Peringatan SP1, SP2, dan SP3, untuk karyawan

Berikut ini adalah kumpulan contoh surat peringatan SP1, SP2, dan SP3 yang bisa kamu jadikan panduan untuk membuat SP yang profesional:

1. Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)

2. Contoh Surat Peringatan 2 (SP2)

3. Contoh Surat Peringatan 3 (SP3)

Cara Buat Surat Peringatan (SP) Online

Jika perusahaan kamu tidak memiliki format surat peringatan sendiri, maka kamu dapat membuat surat peringatan baik itu SP1, SP2, dan SP3 menggunakan generator surat dari SuratPlus. Dengan menggunakan generator surat peringatan di SuratPlus, kamu bisa membuat surat tersebut dengan sangat mudah hanya dalam waktu 5 menit! Tinggal isi-isi datanya, lalu download suratnya! Berikut detail langkah-langkahnya:

1. Klik tombol mulai buat surat peringatan yang ada di atas atau di bawah untuk mulai membuat surat permohonan magang

2. Kamu akan dialihkan ke halaman generator surat peringatan dari SuratPlus. Selanjutnya isilah data-data tersebut dengan data yang valid dan benar.

3. Setelah mengisi semua data tersebut dengan data yang valid, klik tombol download untuk men download surat permohonan magang.

Mengapa Surat Peringatan Bagi Perusahaan dan Karyawan Itu Penting?

Pemberian surat peringatan memiliki dampak yang sangat penting, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Ini penting untuk dipahami oleh kedua belah pihak:

1. Manfaat Surat Peringatan Bagi Perusahaan

• Menegaskan Otoritas: Surat peringatan merupakan cara bagi perusahaan untuk menegaskan otoritas dan mengontrol perilaku karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Bukti Kepedulian: Surat peringatan juga dapat menjadi bukti bahwa perusahaan serius dalam memperhatikan tindakan karyawannya dan memastikan kedisiplinan di tempat kerja.
• Meningkatkan Disiplin: Dengan memberikan surat peringatan secara tertulis, perusahaan dapat memperkuat pentingnya mematuhi tata tertib dan menghindari kesalahpahaman mengenai teguran lisan.

2. Manfaat Surat Peringatan Bagi Karyawan

• Evaluasi dan Perbaikan: Surat peringatan dapat menjadi peluang bagi karyawan untuk melakukan evaluasi diri dan memperbaiki perilaku mereka agar sesuai dengan harapan perusahaan.
• Memperpanjang Masa Kerja: Dengan merespons positif terhadap surat peringatan dan memperbaiki perilaku, karyawan dapat memperpanjang masa kerja mereka di perusahaan.
• Pentingnya Klarifikasi: Penting bagi perusahaan untuk menyosialisasikan kebijakan mengenai surat peringatan dan dampaknya secara jelas kepada karyawan. Hal ini dapat menghindari munculnya konflik dan prasangka, serta membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka.
• Komunikasi Terbuka: Karyawan perlu diberikan informasi tentang perilaku yang tidak ditoleransi dan bagaimana cara memperbaikinya. Dengan komunikasi yang terbuka, misinterpretasi dan ketidaknyamanan dapat diminimalkan.

Kesimpulan

Dalam manajemen sumber daya manusia (SDM), penggunaan Surat Peringatan (SP) menjadi salah satu instrumen yang penting dalam menangani masalah kedisiplinan karyawan. Surat ini tidak hanya memberikan peringatan resmi kepada karyawan, tetapi juga memberikan kesempatan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja yang tidak memadai. Dengan memahami tujuan, jenis, dan contoh penulisan Surat Peringatan (SP) dengan baik, perusahaan dapat menjalankan proses manajemen SDM dengan lebih efektif dan profesional.