SuratPlus - Istilah liaison officer atau LO mungkin sudah sangat akrab di telingamu, terutama jika kamu pernah aktif dalam kepanitiaan di kampus. Berbagai kegiatan mahasiswa, seminar, hingga perlombaan skala besar biasanya memerlukan kehadiran seorang LO demi menjamin kelancaran jalannya acara.
Namun, tahukah kamu bahwa peran ini tidak hanya ada di lingkungan akademis? Di dunia kerja profesional, profesi liaison officer memegang peranan yang sangat krusial. Posisi ini memiliki tanggung jawab besar sebagai jembatan komunikasi antara dua organisasi atau perusahaan yang berbeda.
Basi kamu yang ingin memahami lebih dalam tentang bagaimana peran LO di lingkungan kerja yang profesional, mari simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Apa Itu Liaison Officer (LO)?
Dikutip dari Indeed, liaison officer adalah "seseorang yang bertanggung jawab untuk memfasilitasi komunikasi antara dua atau lebih organisasi atau pihak."
Secara umum, seorang LO ditempatkan di dalam departemen hubungan masyarakat (public relations) di sebuah perusahaan. Tugas utama mereka adalah menjadi perwakilan resmi yang berkomunikasi dengan publik atau instansi eksternal atas nama perusahaan tersebut. Peran ini tidak hanya terbatas pada sektor swasta saja, melainkan juga banyak dibutuhkan di berbagai instansi pemerintahan.
Perbedaan Liaison Officer dengan Public Relations
Meskipun sering berada di bawah payung departemen yang sama, peran seorang liaison officer berbeda dengan public relations (PR) secara umum. Sebagai seorang PR officer atau manager, kamu dituntut untuk merancang strategi komunikasi yang jauh lebih luas. Ruang lingkup tugas PR meliputi perencanaan kampanye guna membentuk citra positif perusahaan, menyusun press release untuk disebarkan kepada media massa, hingga membuat perencanaan komunikasi bagi seluruh pihak terkait.
Sementara itu, fokus utama dari seorang LO jauh lebih spesifik, yaitu menjembatani hubungan dan memastikan komunikasi harian yang intensif antara pihak internal perusahaan dengan organisasi atau mitra eksternal tertentu berjalan dengan mulus.
Tugas dan Tanggung Jawab Liaison Officer
Berdasarkan data dan informasi yang dihimpun dari Indeed serta Better Team, berikut adalah rincian tugas serta tanggung jawab dari seorang liaison officer yang perlu kamu ketahui:
- Mewakili Perusahaan: Berkomunikasi secara aktif dengan publik atas nama organisasi atau tempat mereka bekerja.
- Menghadiri Pertemuan Resmi: Menghadiri sekaligus menjadi pembicara dalam berbagai pertemuan atau rapat penting.
- Menjadi Narahubung Utama: Bertindak sebagai contact person resmi untuk pihak internal maupun eksternal.
- Membantu Proses Taklimat (Briefing): Membantu memberikan arahan atau briefing kepada pihak internal serta eksternal terkait kerja sama.
- Mengidentifikasi Masalah Komunikasi: Menemukan dan menganalisis kendala komunikasi yang terjadi di dalam organisasi atau perusahaan mereka.
- Kolaborasi Antardepartemen: Bekerja sama secara sinergis dengan divisi lain untuk membantu mempermudah proses komunikasi.
- Mengelola Data Kontak: Menyimpan serta memperbarui daftar kontak orang-orang penting dari lembaga, organisasi, atau perusahaan lain.
- Menerapkan Strategi Kolaborasi: Menjelaskan, mendiskusikan, sekaligus mengeksekusi strategi kerja sama dengan pihak mitra.
- Menyusun Dokumentasi Kerja: Merancang kerangka kerja sekaligus mencatat dan mendokumentasikan setiap pertemuan atau penugasan secara rapi dan terorganisasi.
- Membuat Laporan Berkala: Menyusun laporan kegiatan resmi dan mengomunikasikannya kembali kepada seluruh anggota tim.
Kualifikasi untuk Menjadi Liaison Officer
Pada dasarnya, tidak ada kualifikasi kaku atau mutlak yang diwajibkan bagi seseorang untuk menempati posisi liaison officer. Walakin, memiliki latar belakang pendidikan formal serta pengalaman tertentu dapat memberikan nilai tambah yang besar bagi portofoliomu.
Jika kamu tertarik untuk berkarier di bidang ini, perhatikan dua kualifikasi penting di bawah ini:
1. Latar Belakang Pendidikan
Meningat banyak posisi LO berada di bawah departemen hubungan masyarakat, memiliki gelar sarjana di bidang ilmu komunikasi atau hubungan masyarakat akan sangat membantu langkahmu. Namun, jika kamu tidak memiliki latar belakang pendidikan formal tersebut, kamu tidak perlu berkecil hati. Kamu bisa menyiasatinya dengan mengikuti berbagai kursus pelatihan daring yang berfokus pada pengembangan keterampilan komunikasi serta teknik public speaking.
2. Pengalaman Kerja dan Organisasi
Saat menyusun CV, pastikan kamu mencantumkan seluruh riwayat organisasi, kegiatan sukarelawan (volunteer), magang, maupun pengalaman kerja yang berkaitan erat dengan dunia komunikasi atau kehumasan. Dengan kata lain, kamu tidak harus selalu memiliki riwayat pekerjaan sebagai LO profesional sebelumnya untuk bisa melamar posisi ini.
Skill Utama yang Harus Dimiliki Liaison Officer
Agar bisa menjalankan peran sebagai jembatan kesuksesan antar-organisasi dengan optimal, ada beberapa keterampilan mendasar yang wajib kamu kuasai. Berikut adalah daftarnya:
1. Kemampuan Komunikasi yang Efektif
Keterampilan komunikasi bagi seorang LO bukan sekadar berbicara di depan orang lain. Kamu dituntut untuk tahu cara menyampaikan sebuah pesan secara gamblang, tepat sasaran, dan efektif. Tantangan ini akan terasa semakin besar apabila kamu harus menjembatani komunikasi dengan pihak asing yang menggunakan bahasa berbeda. Memastikan agar tidak terjadi miskomunikasi (miscommunication) maupun salah paham (misunderstanding) merupakan tanggung jawab yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
2. Pemecahan Masalah (Problem Solving)
Kemampuan memecahkan masalah adalah keahlian utama berikutnya yang wajib dimiliki. Ketika kamu melakukan koordinasi atau berkolaborasi dengan pihak luar, potensi munculnya berbagai kendala di lapangan selalu ada, terutama saat dihadapkan pada perbedaan budaya dan bahasa. Seorang LO dituntut sigap mencari solusi terbaik tanpa merugikan pihak mana pun.
3. Public Speaking
Seorang LO juga diharapkan mempunyai kapasitas public speaking yang mumpuni. Hal ini dikarenakan ada banyak momen di mana LO akan ditunjuk langsung untuk berbicara dan memaparkan sesuatu di hadapan khalayak ramai guna mewakili instansi atau perusahaannya.
4. Negosiasi
Setiap organisasi yang bekerja sama pasti membawa visi dan kepentingannya masing-masing. Terkadang, kepentingan tersebut berpotensi menimbulkan tumpang tindih atau merugikan salah satu pihak. Di sinilah kemampuan negosiasi kamu diuji agar kerja sama dapat mencapai titik temu yang saling menguntungkan (win-win solution).
5. Keterampilan Organisasi
Keterampilan organisasi yang dimaksud dalam profesi ini adalah kemampuan dalam mengelola kerapian administrasi dan teknis pekerjaan. Kamu harus mampu mengatur jadwal pertemuan dengan rapi, mengelola berkas-berkas penting, menyiapkan file presentasi, serta menyusun seluruh dokumen pendukung kolaborasi agar tidak ada yang terlewat.