SuratPlus - Pertanyaan "Bagaimana kamu memprioritaskan pekerjaanmu?" adalah salah satu pertanyaan yang paling penting untuk mengukur kemampuan manajemen waktu dan organisasi kamu. HRD tahu, di dunia kerja, tugas pasti datang bersamaan.
Pertanyaan ini bukan ingin tahu apakah kamu jago multitasking. Pewawancara justru ingin melihat:
- Sistem: Apakah kamu punya metode kerja yang jelas dan terstruktur (keyword turunan: teknik manajemen waktu)?
- Pengambilan Keputusan: Bagaimana kamu memutuskan mana tugas yang paling mendesak dan paling berdampak (memiliki impact besar)?
- Fleksibilitas: Bagaimana kamu menangani perubahan prioritas yang mendadak?
- Fokus Bisnis: Apakah prioritasmu sejalan dengan tujuan utama perusahaan?
Intinya, cara jawab interview ini harus menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang terorganisir, logis, dan selalu fokus pada impact. Yuk, kita bedah triknya biar kamu langsung lolos!
Trik Jitu: Gunakan Matriks Prioritas dan Impact
Jawaban yang paling efektif adalah yang menyebutkan sistem yang logis, seperti menggunakan Matriks Eisenhower (Penting vs. Mendesak) atau Prinsip Pareto (80/20).
1. Sebutkan Metode Utama Prioritasmu
Awali dengan menyebutkan metode atau prinsip yang kamu gunakan untuk memilah tugas. Ini menunjukkan kamu punya sistem, bukan sekadar insting.
Contoh Jawaban Metode:
"Saya selalu memulai dengan proses evaluasi dua dimensi: urgensi (deadline paling dekat) dan dampak (impact terbesar bagi tujuan perusahaan). Saya menggunakan prinsip Matriks Eisenhower untuk membagi tugas menjadi empat kuadran:
- Penting & Mendesak (Kerjakan Sekarang)
- Penting & Tidak Mendesak (Jadwalkan/Rencanakan)
- Tidak Penting & Mendesak (Delegasikan, jika memungkinkan)
- Tidak Penting & Tidak Mendesak (Abaikan atau Kerjakan Nanti)"
2. Berikan Bukti Konkret Saat Mengatasi Konflik Prioritas
Tugas seringkali bentrok. Berikan contoh nyata tentang bagaimana kamu memprioritaskan dua tugas yang sama-sama mendesak.
Contoh Kasus Prioritas Konflik:
"Saya pernah menghadapi situasi di mana saya harus menyelesaikan laporan progress mingguan (Mendesak) dan menyiapkan presentasi untuk meeting klien penting esok hari (Sangat Penting). Saya memutuskan untuk mengerjakan tugas yang memiliki impact terbesar dulu, yaitu menyiapkan presentasi klien karena ini berkaitan langsung dengan pendapatan perusahaan. Laporan mingguan saya kerjakan segera setelah itu, atau saya komunikasikan dengan manajer bahwa saya akan mengirimkannya beberapa jam lebih lambat, asalkan presentasi klien sempurna."
3. Tunjukkan Kemampuan Menangani Perubahan Mendadak
Di kantor, prioritas bisa berubah dalam hitungan menit. Tunjukkan bahwa kamu fleksibel dan komunikatif saat hal ini terjadi.
Contoh Penanganan Perubahan:
"Ketika prioritas mendadak datang (misalnya ada bug atau permintaan mendesak dari klien), saya segera berkomunikasi dengan stakeholder. Saya akan bertanya:
- Seberapa mendesak tugas baru ini dibandingkan prioritas saya saat ini?
- Apakah tugas lama saya bisa didorong ke belakang?
Intinya, saya memastikan transparansi dan mendapatkan persetujuan sebelum mengganti seluruh jadwal. Ini adalah strategi manajemen waktu yang paling aman."
Kesalahan Fatal yang Wajib Dihindari
- Jawaban "Saya Multitasking": Hindari klaim multitasking. Multitasking sering dianggap sebagai bekerja tidak fokus. Lebih baik katakan kamu ahli single-tasking dengan cepat dan terorganisir.
- Terlalu Fokus pada Deadline Saja: Jangan hanya mengatakan, "Saya kerjakan yang deadline-nya paling dekat." Ini menunjukkan kamu tidak mempertimbangkan impact atau nilai bisnis dari tugas tersebut.
- Tidak Ada Sistem: Jawaban yang tidak menyebutkan sistem (seperti membuat daftar, blocking time, atau Matriks Eisenhower) terdengar tidak terstruktur.
Kesimpulan: Jual Sistem dan Impact
Pertanyaan "Bagaimana kamu memprioritaskan pekerjaanmu?" adalah kesempatan emas untuk menunjukkan kompetensi profesional dan kedewasaan dalam bekerja.
Fokuskan jawabanmu pada: sistem logis (Matriks Eisenhower), fokus pada impact, dan komunikasi proaktif saat terjadi perubahan. Dengan jawaban yang terstruktur, kamu akan meyakinkan pewawancara bahwa kamu adalah kandidat yang efisien, fokus, dan siap menghadapi tekanan deadline. Selamat mencoba!
